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仕事が納期に間に合わない!そうなる前にやっておきたい3つの検討

ここで軽く僕の自己紹介。
サラリーマン18年目で、職種はエンジニアをしています。

 

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相談者

新人じゃないのに、納期に間に合いません。納期を守るためにどういったことに気を付ければいいのでしょうか?

今回はこのような疑問に回答していきたいと思います。

納期に間に合わないを繰り返してしまうという人は、仕事のすすめ方を見直してみることをおすすめします。

特に事前準備(案件の見積もりやスケジュール検討含む)にもっと時間をかけるべきです。
なぜなら納期に間に合うかは、案件がはじまる前の検討段階でほぼ決まっているからです

このあたり詳しく説明していきますのでぜひ参考にしてください!

納期通り完了するかは検討段階で決まる

仕事が納期に間に合わない理由は以下が多いのではないでしょうか。

・見積もりがあまい
・スケジュールが厳しい
・計画的に仕事をしていない

でもこれらを理由は、案件がスタートする前の検討段階でわかる話ですよね。

見積もりがあまい → 案件の検討不足
スケジュールが厳しい → 案件の検討不足
計画的に仕事をしていない → 案件の検討不足

例外は抜きにして、案件の検討さえしっかり行っていたら、納期に間に合わないという結果にはならないはずです。
案件をしっかり検討することが納期遅延の最大のリスクヘッジだと、僕は思います。

では、どのように案件の検討をすすめていくべきか紹介していきます。

仕事が納期に間に合わない そうなる前にやっておきたい3つの検討

1.案件をカテゴリー分けしてみえるようにしよう
2.スケジュールは余裕をもって設定しよう
3.リスクを考えて実作業は前倒しですすめよう

①案件をカテゴリー分けしてみえるようにしよう

まずは案件をカテゴリーにわけて見えるようにしましょう。

例えば、以下のように案件を分解してみます。

A案件(ソフトウェア)

1.仕様書作成
2.プログラミング
a機能
b機能
c機能
d機能
3.各機能検査
a機能検査
b機能検査
c機能検査
d機能検査

気になる点や不安点があれば、この段階でクライアントや社内に情報共有しておくと良いでしょう。
この作業のメリットはやるべきことが見えるようになるため、スケジュールの精度が高くなります。

さらに、早い段階で気になる点や不明点が明確になれば、納期交渉がしやすくなります。

➁スケジュールは余裕をもって設定しよう

スケジュールをキツキツに設定する人がいますが、やめたほうがいいです。

スケジュールに追い込まれながら仕事をするとミスが多くなり、結果的にクライアントの信頼をうしなうことになります。

もし「クライアントからスケジュールを前倒しできないか」と言われたときは、双方の納得のいく落としどころを見つけるべきです。

③リスクを考えて実作業は前倒しですすめよう

余裕があるスケジュールを立てた後は、実作業の話にうつります。

スケジュール通り実作業を行うのではなく、少しでも前倒しを心がけましょう。
ここで大事なポイントは、不明確な点からつぶしていくことです。

余裕があるときに調査して、問題があればクライアントに情報共有しておきましょう。

それでも納期に間に合わなければ即行動

納期に間に合わないことがわかった時点で、行動にうつしましょう。

行動にうつせない方は、以下のステップを認識すると、即行動にうつすことができます。

・納期が遅延するとプロジェクトの損害は大きい

・納期が間に合わないと分かった時点で情報共有

納期が遅延するとプロジェクトの損害は大きい

納期遅延は大きな問題です。

事態が深刻だと損害賠償に発展することもあります。
気になる方は、案件の契約書や営業に確認してみることが良いでしょう。

納期の重要性の理解を深める

例をあげてわかりやすく説明していきます。

4/1スタートの10/1リリースで電子機器製品を作る案件があったとします。
あなたの会社がソフトウェア担当になります。

・発注元であるA社が電子機器製品を自社ブランドで販売

・A社がB社にハードウェアの仕事を発注

・A社があなたの会社にソフトウェア(システム)の仕事を発注

・A社がC社にアプリケーションの仕事を発注

スケジュール案

このスケジュール案で遅延がなければ、10/1のリリースに間います

もしあなたの担当部分で遅延があったらどうなるでしょう?

・発注元であるA社 → リリース日をずらさないといけなくなるため社内やクライアントに説明が必要

・協力して製品を開発しているB社、C社 → スケジュールの遅延で売上に影響が出る

あなたの会社から見て、少なくても3社に迷惑がかかり、売り上げに影響がでます。

納期に間に合わないと分かった時点で、即行動にうつすべきです!

納期に間に合わないとわかったら情報共有

まずやるべきことは情報共有です。以下の手順で情報共有することが有効です。

1.上司に相談 → 納期遅延の理由と遅延した場合のスケジュールを提示

2.クライアントに説明 → 上司と一緒に納期遅延の理由とリスケジュールの内容を説明

どうしても当初予定していたスケジュールに間に合わなくなることってありますよね。

そういうときはまず相談です。

僕の案件のスケジュールが遅延気味で、そのことでクライアントに勇気を振り絞って相談したところ「そういう理由ならしょうがないですね、わかりました」とスケジュールの変更をあっさり承諾ってことが何回かあります。

あまり一人で悩んでいないで、まずは情報共有をして、前向きに対応していきましょう

行動は自発的に

自分が担当している案件なのに「上司や先輩おまかせ」という、甘えた考えは捨てるべきです。

不安なのは最初だけ。
自発的に動けば仕事が見えるようになり、さらには仕事を自分でコントロールできるようになります。

そうすれば仕事が楽しくなります。やりがいもでてきます。

なので自発的に行動を心がけましょう。

自発的に行動してみて「うまくいかなかったら周囲のせいにすればいいか」くらいの気持ちがいいでしょう

なぜ納期に間に合わなかったか振り返りをしましょう

振り返りをしておくと、同じような状況になったときにリスクを回避できるようになるので、やっておくべきです。

ざっくりでいいのでこんな感じです。

・そもそもスケジュールに無理がなかったか → 余裕をもってスケジューリングしよう

・仕事のプロセスで遅延の原因はどこだったか → 次回はここのプロセスに注意しよう

・報告は遅くなかったか → 問題が大きくなる前に相談しよう

まとめ

仕事を検討段階に時間をかけて、余裕があるスケジュールをたてましょう。

それでも納期に間に合わないときは、情報共有をなるべく早めに行いましょう。
即行動ができれば、最悪の事態にならなくて済むはずです。

それでは今回はこのあたりで終わりにします。ありがとうございました。

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